Внутренний учет операций с ценными бумагами - контрольный аспект.
В настоящее время у большинства профессиональных участников фондового рынка уже утвердилось некоторое представление о том, как должен выглядеть внутренний учет операций с ценными бумагами. Однако в большинстве случаев, это только представление, которое зачастую не всегда применяется на практике. Первым шагом на пути становления управленческого учета профессиональных участников рынка ценных бумаг (1995-97 г.г.) было введение внутреннего учета операций с ценными бумагами, направленного, в первую очередь, на предоставление финансовой информации руководству и клиентам компании для принятия инвестиционных решений и планирования операций. Однако, представление о том, как аудировать внутренний учет, еще четко не cформировалось. Отдавая на откуп профучастникам организацию внутреннего учета, контролирующие органы становятся заложниками такой ситуации. Чтобы проверить должным образом ведение внутреннего учета проверяющий должен иметь достаточно обширные знания в этой области, чтобы разобраться досконально в том, как профучастник это делает. Тем более задача усложняется, если требуется оценить или хотя бы выявить риски профучастника. В настоящее время контролирующие органы не в состоянии содержать такой высококвалифицированный персонал. Проверяющий с низкой квалификацией, в лучшем случае, сможет проверить необходимый минимум информации, который должен содержаться в регистрах и документах внутреннего учета, наличие всех необходимых документов и регистров, также он сможет проверить внутренние документы профучастника на предмет их соответствия существующим "Стандартам" Если формально подходить к вопросу, то этого вполне достаточно. Такой подход вполне устраивает профучастников - контролирующие органы "копают" не глубоко. Если речь заходит о минимизации рисков или оптимизации технологических процессов, то необходим серьезный анализ документооборота и методологии внутреннего учета. Весь аудит внутреннего учета профучастника можно разделить на две части. Первую можно условно классифицировать как технологическую, а вторую - учетно-методической. В первую часть включается аудит взаимодействия отдельных звеньев технологической цепочки и аудит документооборота в аспектах применяемой системы автоматизации. Ко второй относится аудит регистров внутреннего учета и отчетности. Следует отметить, что риски профучастника могут таиться в обеих этих частях, причем сказать, в какой из них больше, трудно, все зависит от конкретных ситуаций. Ошибки могут накапливаться и влиять друг на друга, т.е. могут быть взаимосвязанными. Поэтому следует уделять должное внимание обеим этим частям. Что касается рисков, то удобней всего их оценивать в денежном выражении, т.е. выявлять, сколько компания может потерять реальных денег при наступлении (или, наоборот, ненаступлении) того или иного события. Можно оценивать риски в максимальном и минимальном варианте, т.е. рассматривать наихудший и наилучший вариант.
Технологическая часть
Технологическую составляющую аудита можно подразделить на следующие участки:
аудит взаимоотношений с клиентами;
аудит взаимоотношений с контрагентами;
аудит внутренних взаимосвязей.
Аудит взаимоотношений с клиентами будет включать в себя проверку всех аспектов взаимоотношений брокера с клиентом - от заключения договора на обслуживание до предоставления отчетности.
Аудит взаимоотношений с контрагентами будет включать в себя проверку правильности оформления паспортов, проверку оформления договоров и подтверждений сделок контрагентам.
Аудит внутренних взаимосвязей - анализ принципов управления.
Учетно-методическая часть Учетно-методическую часть можно подразделить на следующие участки: аудит регистров сделок; аудит системы учета денежных средств; аудит системы учета ценных бумаг.
Аудит системы лимитов
Система лимитов - это система ограничений действий сотрудников компании. Смысл ограничений в том, чтобы запретить сотрудникам действия, которые могут привести к потере денег, т.е. наиболее рискованные действия. Эти запреты являются формализованными, утверждаются внутренними документами или инструкциями. При этом для каждого должностного лица Банка устанавливается свой набор лимитов, присущий именно данной штатной единице. Система лимитов каждого профучастника настолько индивидуальна, что предъявлять какие-либо требования бессмысленно. Можно выделить лишь общие тенденции в отношении лимитов.
Первое, лимиты должны быть. Полное отсутствие каких-либо ограничений должно насторожить аудитора. При достаточно больших объемах дирекция не может принимать решения по каждой сделке, следовательно, должно быть делегирование полномочий на низшие уровне с введением некоторых ограничений. Второе, лимиты должны отслеживаться, т.е. механизмы отслеживания должны реально работать и должны позволять оперативно реагировать на нарушения лимитов, а не при аудиторской проверке по итогам года.
Условно лимиты можно классифицировать следующим образом:
лимит по авансированному капиталу - предельный размер капитала, который может быть задействован в операциях профучастника, проводимых за счет собственных средств; лимиты по видам финансовых активов, в которые могут быть произведены инвестиции - формируют предельно возможные доли различных финансовых инструментов в портфеле компании; лимит по обязательствам - предельный размер обязательств, которые может взять на себя профучастник перед другими субъектами рынка в процессе своей деятельности, с учетом тех обязательств, которые взяты профучастником за своих клиентов; суммарный лимит кредитного риска - суммарный объем обязательств перед профучастником; лимиты на контрагентов - в основном означают тот предельный уровень задолженности конкретного контрагента перед профучастником, возникающий вследствие заключения сделок с ценными бумагами, который не может быть превзойден; лимиты на клиентов - предельный уровень обязательств каждого конкретного клиента перед профучастником, а также перед другими участниками рынка, по которым ответственность может быть возложена на профучастника; лимит по убыткам - трейдер должен продавать ценную бумагу при достижении рынком уровня падения, зафиксированного в данном лимите; лимит по прибыли - ценная бумага должна быть продана, если доходность вложения в данную ценную бумагу превышает некоторый установленный уровень; лимиты объема операций по отдельным трейдерам и отдельным видам сделок; запрет на использование услуг определенного инфраструктурного института.
В идеале для контроля безопасности компании, в том числе для контроля за соблюдением лимитов сотрудниками должно существовать специальное подразделение или должен быть выделен специальный сотрудник. Если специального подразделения не выделено, то контроль за соблюдением лимитов должен осуществляться в процессе ведения внутреннего учета. Лучше всего, если используется программное обеспечение, позволяющее автоматически обнаруживать нарушения лимитов. Контроль, за исполнением лимитов должны производить сотрудники Бэк-офиса. Решения о реакции на нарушение лимита должен принимать сотрудник, который устанавливал лимиты, либо его непосредственный начальник. Решения по нестандартным ситуациям должен принимать человек, который имеет достаточный уровень полномочий для этого. В заключение следует отметить, что внутренний учет содержит как формальные, так и неформальные моменты. Давать прогнозы о тенденциях формализации требований к внутреннему учету профучастников сложно, но нужно помнить, что любой контролирующий орган, формализуя требования, облегчает себе контрольную задачу. Будем надеяться, что эти процессы не зайдут слишком далеко, иначе процесс аудита внутреннего учета профучастника перестанет быть творческой задачей.
